Wir machen einen Plan – Fokus statt verzetteln

26. März 2020
Zuletzt aktualisiert am 2. Mai 2020 @ 12:35

Ein Betrag von Susanne Jestel – Expertin für Beziehungsorientierte Marketing-Kommunikation

Selbstständige Frauen springen nicht nur permanent zwischen den verschiedenen Rollen im Business hin und her, sondern haben auch viele Ideen und oft zu wenig Zeit. Viele haben das Gefühl, nie wirklich fertig zu werden mit ihrer Arbeit, weil es eben immer etwas zu tun gibt. 

Und obwohl sie viel und gerne arbeiten, erreichen sie doch nicht die Ziele, die sich sich erträumen. Es sind einfach zu viele Aufgaben, Möglichkeiten, Ablenkungen, in denen man sich verlieren und knietief verzetteln kann. Dann fühlen sie sich entweder getrieben oder stecken komplett fest, statt Freiheit und Entscheidungsspielräume ihrer Selbstständigkeit zu genießen.

Dabei hat jede von uns 168 Stunden in der Woche zur Verfügung – es kommt darauf an, wie du diese Zeit nutzt, um dein Business so zu gestalten, dass es deinen Wünschen und Lebenszielen dient. Da hilft ein Plan, denn der gibt Klarheit und Orientierung und hilft dir ins Tun zu kommen und deine Wünsche zu erfüllen. 

In meinem Workshop Fokus statt verzetteln – dein Aktionsplan 2020 machen wir einen Aktionsplan für die nächsten – vermutlich turbulenten drei Monate.
Wir bereiten die Zeit mit und nach Corona vor und machen einen Plan, den du immer den Gegebenheiten anpassen kannst und der dir hilft, dein Business zu stabilisieren und voran zu bringen. Bei der Umsetzung bin ich in den nächsten drei Monaten an deiner Seite. Informationen und Anmeldung zum Workshop und der Begleitung findest du auf meiner Webseite.

ACHTUNG!!! Bei der Anmeldung schreib bitte bei „Platz für deine Nachricht“, dass du von mir kommst, sonst bekommst du das Strategiegespräch nicht.

Hier ein paar Tipps, die du gleich umsetzen kannst:

Projekte erkennen und in handliche Schritte aufteilen

Ein Grund, warum ToDo-Listen selten für die vielfältigen Aufgaben in deinem Unternehmen funktionieren ist, dass die darauf notierten Tätigkeiten unterschiedlichen Umfang und oft auch unterschiedliche Prioritäten haben. Da stehen Aufgaben wie Webseite überarbeiten neben Rückruf Kunde, Druckerpatronen bestellen und Newsletter schreiben untereinander.

Die Webseite zu überarbeiten ist vermutlich vom Umfang her bereits ein Projekt, das in mehrere Schritte aufgeteilt werden will. Notiere auf deiner To-Do-Liste nur einzelne Aufgaben, die du in einem relativ kurzen Zeitraum erledigen und abhaken kannst. Dadurch wird es viel leichter, komplexere Vorhaben anzufangen und in handlichen Etappen abzuarbeiten.  Statt Wichtiges immer wieder aufzuschieben kommst du so wirklich voran.

Und jetzt du: Identifiziere die Projekte auf deiner ToDo-Liste und notiere die einzelnen Schritte.

Selbstbestimmt mit der eigenen Zeit umgehen

Wir alle haben die gleichen 168 Stunden Zeit pro Woche zur Verfügung. Es liegt an dir zu entscheiden, wie du sie füllen möchtest. Wie viele Stunden brauchst du für dich, Familie, Freunde, Freizeit, Haushalt, Hobbies, Pausen und wie viele Stunden möchtest du pro Woche arbeiten?

In jeder Stellenbeschreibung ist auch die wöchentliche Arbeitszeit festgelegt. Kaum eine Selbstständige, die ich kenne, definiert im Vorfeld, wie viele Wochenstunden ihre Arbeit umfassen soll. Die meisten dokumentieren lediglich die Stunden, die sie für Kunden arbeiten, weil sie diese Zeit in Rechnung stellen können. Aber neben der bezahlten Arbeit für Kunden gibt es zahlreiche andere Tätigkeiten, die nicht unmittelbar Umsatz bringen …

Und so tappen viele Selbstständige in die Falle, nie wirklich Feierabend zu haben und auch in den Abendstunden oder am Wochenende in ihrem Unternehmen zu arbeiten, ohne wirklich zufriedenstellende Resultate zu erzielen.

Ein „Gesetz“ des britischen Soziologen C.N. Parkinson besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Wenn du deine Zeit limitierst, indem du beispielsweise deine Arbeitszeit vorab festlegst statt ausschließlich im Nachhinein zu dokumentieren, arbeitest du schon fokussierter, weil du nach Möglichkeiten suchst, in der gesetzten Zeit deine Ziele zu erreichen.

Probiere das mal aus und lege fest:  Wie viele Wochenstunden umfasst „deine Stelle“ in deinem Business?

Ähnliche Tätigkeiten bündeln

Die unterschiedlichen Tätigkeiten im Unternehmen erfordern jeweils andere Kompetenzen und Energien. Darum ist es sinnvoll, ähnliche Tätigkeiten zu bündeln und im jeweiligen „Modus“ zu erledigen.

Emails durchsehen, Buchhaltung, Überweisungen, Unterlagen ablegen, Büro aufräumen und Kundenkartei pflegen und Termine vereinbaren sind bspw. Tätigkeiten, die sich im „Büro-Modus“ erledigen lassen.

Für die Arbeit an meiner strategischen Planung oder das Ausarbeiten von umfangreicheren Texten brauche ich mehr Zeit am Stück, damit ich mich wirklich vertiefen und an den Ideen feilen kann. Im „Kreativ-Modus“ sprudeln die Ideen für neue Angebote oder Kampagnen. Für die Arbeit mit meinen Klientinnen bin ich ganz im „Kunden-Modus“, höre genau zu, sortiere Gedanken, gebe Feedback und Impulse für die nächsten Schritte.

Und jetzt du: Überlege, welche Tätigkeiten du in welchem „Modus“ ausführst und wie du diese Aufgaben bündeln kannst.

Pomodoro
Erlaube dir, dich eine bestimmte, überschaubare Zeitspanne mit nur einer Sache zu beschäftigen. Diese Zeitspanne sollte so lang bemessen sein, dass du wirklich mit deiner Aufgabe vorankommst und so kurz, dass du dir gestatten kannst, dich ganz und gar nur auf diese eine Aufgabe einzulassen.

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. (Quelle Wikipedia)

Die Technik besteht aus fünf Schritten:

  1. Formuliere die Aufgabe, die du bearbeiten willst
  2. Stelle einen Kurzzeitwecker auf 25 Minuten (Küchenuhr, Handy, Sanduhr, was immer dir passt)
  3. Bearbeite die Aufgabe, bis die Zeit abgelaufen ist oder der Wecker klingelt
  4. Mache eine kurze Pause von 5 Minuten, steh auf, bewege dich, trink ein Schluck Wasser
  5. Wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist, entscheide, ob du weiter an dieser oder einer nächsten Aufgabe arbeitest und beginne von vorn. Nach jeweils drei bis vier pomodori machst du eine längere Pause (15–20 Minuten)

Und jetzt du: Experimentiere mit dieser Technik und finde Intervalle, die für dich funktionieren.

Gut ist oft schon gut genug

Bremst du dich selber aus, weil du es gerne ganz perfekt und 150%ig hast? Manchmal halten wir uns selber durch zu hohe Ansprüche oder Erwartungen davon ab fokussiert Ergebnisse zu erzielen. Oft ist „gut“ schon gut genug. Das sagt auch das bekannte Pareto-Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923). Das Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% zu einem 100%igen Ergebniss erfordern mit 80% des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit. (Quelle Wikipedia)

Und jetzt du: Überlege, wo du leichter ins Tun kommst, wenn du dich mit den 80% anfreunden kannst.

Zeitfenster schaffen
Ich reserviere mir Zeitfenster für die unterschiedlichen Aufgaben, die ich im Laufe der Woche zu tun habe. So habe ich bestimmte Tage für die Termine mit meinen Klientinnen reserviert, andere für die Betreuung meiner online Gruppen. Es gibt Pausenzeiten, denn ich gönne mir neben dem Spaziergang „um den Block“ auch oft einen Mittagsschlaf. Außerdem plane ich Tage ganz ohne Termine, die ich für die Arbeit an meinem Business, meine eigene Weiterbildung oder Inspiration nutze. Wie sieht deine Wochenplanung aus?

Und jetzt du: Reserviere dir Zeitfenster für die unterschiedlichen Aufgaben in deinem Kalender und experimentiere damit.

Im Workshop Fokus statt verzetteln – dein Aktionsplan 2020 zeige ich dir außerdem wie du Anlässe nutzt, um fröhlich und leicht auf deine Ziele zuzusteuern, wie du selbstbestimmter mit deiner Zeit umgehst und deine Woche so planst, dass du in einen guten Flow kommst. Wir besprechen, welchen Wert die unterschiedlichen Tätigkeiten in deinem Business haben und wie den den verschiedenen Rollen gerecht werden kannst. Und natürlich erarbeitest du deinen Aktions-Plan für die nächsten drei Monate. 

ACHTUNG!!! Bei der Anmeldung schreib bitte bei „Platz für deine Nachricht“, dass du von mir kommst, sonst bekommst du das Strategiegespräch nicht.

Wer hier schreibt: Susanne Jestel ist seit über 30 Jahren erfolgreich selbstständig. Sie hilft Freiberuflerinnen, Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, mit einer beziehungsorientieren Marketingkommunikation für passende Kunden sichtbarer zu werden. Unter dem Motto “leichter Kunden gewinnen mit Spaß und System” entwickelt sie handliche, kreative Kampagnen und begleitet die Umsetzung. www.jestelpr.de

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